Utmaningen var tidskrävande administration och sena rapporter från sin
redovisningskonsult. När samarbetet inleddes arbetade bolaget på ett sätt som många företag fortfarande känner igen sig i. Kvitton sparades manuellt i pärmar, leverantörsfakturor hanterades på papper och underlagen lämnades över till redovisningsbyrån varje månad. Det innebar inte bara mycket administration, utan det gjorde också att den ekonomiska uppföljningen blev kraftigt fördröjd. I vissa fall kunde det ta upp till tre månader innan företaget fick en tydlig bild av hur verksamheten faktiskt hade gått. Under tiden hade nya beslut redan fattats, kostnader uppstått och nya projekt påbörjats. Möjligheten att arbeta proaktivt med lönsamhet och uppföljning blev därför begränsad.
När JMK Consulting började leta efter en ny redovisningspartner var målet tydligt:
- Slippa manuella rutiner och pappershantering
- Få snabbare och bättre ekonomisk uppföljning
- Skapa en enklare vardag med mindre administration
- Få bättre stöd i frågor kring lönsamhet och ekonomi
Varför valet föll på oss
Det som gjorde att kunden valde Digitala Byrån var framför allt vårt moderna och digitala arbetssätt. Vi arbetar aktivt med att automatisera och effektivisera ekonomiprocesser hos våra kunder för att minimera tiden som läggs på löpande administration. Målet är att lägga minimalt med tid på bokföring och administration för att istället skapa mer värde för företaget. Kunden uppskattade också att vi kunde erbjuda ett fast och konkurrenskraftigt pris, vilket skapade tydlighet och trygghet redan från start. I stället för att debitera för varje liten administrativ uppgift kunde vi fokusera på det som faktiskt gör skillnad för verksamheten.
Uppdraget – att skapa ett helt digitalt arbetssätt
När samarbetet startade gjorde vi tillsammans en genomgång av företagets befintliga rutiner och identifierade flera områden där digitalisering kunde skapa stora förbättringar. Målet var att skapa ett så enkelt och effektivt flöde som möjligt, både för kunden och för oss som redovisningskonsulter.
Lösningen innebar bland annat:
- Införa digital kvittohantering
- Börja arbeta med e-fakturor
- Digitalisera attestflöden
- Automatisera delar av bokföringsprocessen
- Skapa snabbare ekonomisk rapportering och uppföljning
Det kanske mest uppskattade steget var den digitala kvittohanteringen.
Tidigare sparades alla kvitton i pärmar som sedan skulle lämnas in manuellt varje månad. Idag sker allt direkt i mobilen. “Istället för att spara alla kvitton i en pärm, tar jag bara en bild så fort jag gjort ett köp och sedan kan jag kasta det. Så smidigt!”
Genom att fotografera kvittot direkt när köpet görs skickas underlaget automatiskt in till bokföringen. Kunden slipper samla papper, hålla ordning på pärmar och fundera över vilka underlag som saknas. Det sparar både tid och minskar frustration i vardagen.
Från historisk bokföring till aktuell ekonomisk uppföljning
En av de största förändringarna handlade dock inte om själva bokföringen, utan om tillgången till aktuell ekonomisk information. Tidigare kunde det ta flera månader innan företaget fick en tydlig rapport över resultat och utveckling. Då hade informationen redan blivit gammal och svår att agera på. Genom digitala flöden och automatiserade processer kan vi idag arbeta betydligt snabbare och mer effektivt. Istället för att vänta i månader får kunden nu ekonomisk uppföljning bara några dagar efter periodens slut.
Det innebär att:
- Resultat kan följas upp löpande
- Avvikelser upptäcks snabbare
- Beslut kan fattas på bättre underlag
- Fokus flyttas från administration till utveckling och lönsamhet
För många företag är detta den verkliga vinsten med digitalisering.
Tekniken i sig är inte målet. Målet är att ge företagare bättre kontroll och mer tid att fokusera på verksamheten. Regelbundna samtal med fokus på lönsamhet. Idag handlar samarbetet mellan oss och JMK Consulting om mycket mer än traditionell bokföring. När administrationen minskar frigörs tid till rådgivning, analys och uppföljning. Därför har kunden idag regelbundna avstämningar med våra konsulter där fokus ligger på företagets utveckling och lönsamhet.
Genom att arbeta med aktuell ekonomisk information kan vi tillsammans diskutera till exempel hur verksamheten utvecklas, hur lönsamheten kan förbättras och vilka beslut som behöver tas framåt. Det gör att redovisningen blir ett aktivt stöd i verksamheten istället för något som bara hanteras i efterhand. Digitalisering och automatisering som skapar verkligt värde. Många företag upplever fortfarande att ekonomi och bokföring är något tidskrävande och administrativt. Men med rätt arbetssätt kan redovisningen istället bli ett verktyg för utveckling och bättre affärer. För oss handlar digitalisering inte om att ersätta människor med teknik. Det handlar om att använda smarta lösningar för att ta bort onödiga moment och skapa mer tid för det som verkligen betyder något.
I samarbetet med JMK Consulting har resultatet blivit:
- Mindre administration
- Färre manuella moment
- Snabbare rapportering
- Bättre kontroll över ekonomin
- Mer tid till verksamheten
- Tydligare fokus på lönsamhet och framtid